CONSEILS EN MATIERE DE LEGALISATION

A. Procédure de légalisation normale

Documents délivrés à l'étranger

À moins qu'une dispense ne soit prévue par traité, les documents délivrés dans un pays étranger et qui doivent servir en Belgique doivent être légalisés selon la procédure ci-dessous :

1. légalisation par les autorités compétentes du pays où le document a été délivré (il s'agit en général des Autorités centrales) ;
2. ensuite, légalisation par le poste diplomatique ou consulaire belge, dans le pays où le document a été délivré.

N.B. Les documents délivrés en Pologne peuvent être légalisés par :

1. le Consulat polonais à Bruxelles;
2. et le Service des Légalisations du Service public fédéral Affaires étrangères à Bruxelles. (en vertu d'un accord entre la Belgique et la Pologne signé à Varsovie le 11.02.71 MB du 05.02.74).

Documents délivrés en Belgique qui doivent être produits à l'étranger

Ces documents doivent, à leur tour, être légalisés par le Service des Légalisations du Service public fédéral Affaires étrangères à Bruxelles et, éventuellement, par l'ambassade, en Belgique, du pays où les documents devront être utilisés (s'informer auprès de l'ambassade du pays concerné).

Les documents délivrés par une administration communale belge doivent être signés par l'officier d'état civil (et non par le fonctionnaire délégué). Souvent il s'agira du bourgmestre ou d'un échevin.

Les traductions de documents belges établies par un traducteur juré en Belgique seront légalisées par le président du tribunal de première instance dont dépend le traducteur et ensuite par le Service public fédéral Justice, Chaussée de Waterloo, 115 à 1000 Bruxelles

Si dans la liste des pays reprise ci-dessous aucune mention n'apparaît à côté du nom d'un pays, les documents provenant de ce pays doivent être légalisés selon la procédure de légalisation ordinaire.

Informations pratiques concernant le Service de Légalisation

Adresse : rue des Petits Carmes 27 à 1000 Bruxelles (près de la Porte de Namur).
Heures d'ouverture du guichet : du lundi au vendredi de 9h-14h30.

Tél. : 02 /501 89 00 - fax : 02 /501 37 90 -
e-mail : legalisation.ae@diplobel.fed.be

Coût : 10 euros par légalisation

Si vous vous présentez personnellement au guichet avec les documents, vous devez immédiatement payer la somme due.

Si vous faites parvenir vos documents par la poste vous devez verser le montant sur le n° de compte: 679-2006056-96.

Si vous effectuez le virement de l'étranger vous devez verser le montant sur le n° de compte : IBAN BE 65-6792 0060 5696.

Veuillez mentionner sur votre bulletin de virement : service légalisation c31.3 plus le nom de la personne mentionné dans l'acte.B.

B. La Convention de La Haye du 5 octobre 1961

Les documents provenant d'un certain nombre de pays doivent être munis, dans leur pays d'origine, d'une Apostille apposée par les autorités compétentes de ce pays. Moyennant cette formalité, ils sont dispensés de toute autre forme de légalisation, que ce soit par les postes diplomatiques ou consulaires belges à l'étranger ou par le Service public fédéral Affaires étrangères à Bruxelles.

Pour faire apposer une Apostille sur un document délivré en Belgique, on s'adressera au Service des Légalisations du Service public fédéral Affaires étrangères à Bruxelles (pour les informations pratiques voyez le point A).

Sont considérés comme des actes publics, au sens de cette convention de La Haye :

* tout document délivré par une autorité ou par un fonctionnaire relevant d'une juridiction de l'Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice ;
* les documents administratifs tels que les actes de l'état civil ;
* les actes notariés ;
* les déclarations officielles telles que mentions d'enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé.

Pour connaître les autorités compétentes pour apposer l'Apostille sur les documents étrangers dans les autres pays et pour les dernières mises à jour vous pouvez consulter le site internet de la Conférence de La Haye de Droit international privé (convention n° 12)

Dans la liste des pays, les pays et les documents pour lesquels cette procédure s'applique sont marqués de la lettre A.

C. Dispense de légalisation

La Belgique a également conclu des accords bilatéraux avec certains pays en vue de supprimer la légalisation.

Dans la liste des pays sur le site SFP Affaires étrangères, ces pays sont marqués de la lettre X . Aux termes de certains de ces accords la dispense de légalisation n'est accordée que dans certaines circonstances, lorsqu'il s'agit, par exemple, d'actes de l'état civil délivrés pour servir à des fins administratives ou demandés en faveur d'un indigent. La demande à cet effet doit en outre émaner de l'autorité compétente d'un pays et être adressée à l'autorité compétente de l'autre pays.

Dans la liste des pays sur le site SFP Affaires étrangères, les pays avec lesquels ce type d'accord a été conclu sont marqués des lettres XX .

Lorsque c'est une personne privée qui demande la délivrance de ce type d'acte dans les pays concernés, cet acte devra, selon le cas, être légalisé (XX) ou muni d'une Apostille (XX A).